Cobra varme A.M.B.A

Privatlivspolitik

Information om behandling af personoplysninger

  1. Indledning

  1. Nedenfor kan du finde den information, Cobra Varme A.M.B.A. (”Cobra Varme”, ”vi”, ”os”) i henhold til forordning (EU) 2016/679 (”GDPR” eller ”databeskyttelsesforordningen”) har pligt til at give dig, når vi behandler personoplysninger om dig.

  1. Dataansvarlig

  1. Medmindre andet fremgår af beskrivelsen af de enkelte behandlingsaktiviteter nedenfor i afsnit 3, er den dataansvarlige:

Cobra Varme A.M.B.A.

CVR-nr.: 43596713

Bygaden 42

6740 Bramming

E-mail: kontakt@cobrafjernvarme.dk

  1. Behandlingsaktiviteter

  1. Administration af kundeforhold

  1. Hvis du er – eller ønsker at blive – kunde hos Cobra Varme, behandler vi oplysninger om dig med henblik på at kunne etablere og administrere kundeforholdet, herunder foretage forbrugsafregning. Derudover bruger vi oplysningerne til at kunne sende relevant serviceinformation til dig.
  1. Kategorier af personoplysninger
  • Navn
  • E-mailadresse
  • Telefonnummer
  • Adresse
  • Oplysninger om nuværende varmekilde (hvis du endnu ikke er kunde hos Cobra Varme)
  • Oplysninger om måler og forbrug (hvis du er kunde hos Cobra Varme)
  1. Det er et krav for indgåelse og opretholdelse af et kundeforhold, at vi modtager ovenstående oplysninger, herunder at vi løbende modtager oplysninger om dit forbrug.
  1. Retsgrundlag for behandlingen
  1. Hvis du er kunde som privatperson, er retsgrundlaget for behandlingen databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b), idet behandlingen er nødvendig for indgåelse eller opfyldelse af en kontrakt med dig.
  2. Er du derimod kontaktperson for en virksomhed, som er kunde hos os, er retsgrundlaget for behandlingen databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f), idet behandlingen er nødvendig for at vi kan forfølge vores legitime interesse i at etablere og administrere kundeforholdet til den virksomhed, du repræsenterer.
  3. Retsgrundlaget for udsendelse af serviceinformation er dog altid databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f), idet behandlingen er nødvendig for at vi kan forfølge vores og din interesse i, at du løbende er informeret om væsentlige forhold om Cobra Varme, eksempelvis ændringer i priser og vilkår.
  1. Modtagere af personoplysninger
  1. Vi videregiver oplysninger til offentlige myndigheder i det omfang, vi er retligt forpligtet til at gøre det, samt til virksomheder, som har brug for oplysningerne i forbindelse med at de bistår os, f.eks. med anlægs- eller vedligeholdelsesarbejder på din adresse. Derudover kan vi videregive oplysningerne til eksterne rådgivere, der bistår vores virksomhed – eksempelvis advokater og revisorer.
  2. Endelig overlader vi oplysningerne til vores it-leverandører, der som databehandlere opbevarer og behandler oplysningerne for os efter vores instruks.
  1. Opbevaring
  1. Vi opbevarer oplysningerne så længe kundeforholdet består og i fem år fra udgangen af det år, kundeforholdet er ophørt.

  1. Leverandører og samarbejdspartnere

  1. Hvis du er (ansat hos en) af Cobra Varmes leverandører eller samarbejdspartnere, herunder en virksomhed, der deltager i udbud, hvor Cobra Varme er ordregiver, behandler vi personoplysninger om dig med henblik på at kunne administrere relationen til dig og/eller den virksomhed eller myndighed, du repræsenterer, herunder for at kunne behandle tilbud modtaget fra mulige leverandører og samarbejdspartnere.
  1. Kategorier af personoplysninger
  • Navn
  • E-mailadresse
  • Telefonnummer
  • Adresse
  • Oplysninger indeholdt i CV, serviceattest og anden ESPD-dokumentation i det omfang, du eller den virksomhed, du repræsenterer, deltager i et udbud, hvor vi er ordregiver.
  1. Vi indhenter oplysningerne direkte fra dig eller fra den virksomhed, du repræsenterer.
  1. Retsgrundlag for behandlingen

I det omfang behandlingen sker som led i gennemførelse af et udbud, vil retsgrundlaget dels være databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra c, idet behandlingen er nødvendig for at opfylde retlige forpligtelser, der påhviler ordregiver, herunder i henhold til udbudslovens kapitel 11, og dels databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, da behandlingen er nødvendig af hensyn til opgaver, som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som ordregiver er pålagt. Oplysninger om strafbare forhold behandles i henhold til databeskyttelseslovens §8, samt udbudslovens §135, jf. §152, jf. Implementeringsbekendtgørelsens §10, stk. 1, nr. 1, jf. §11.

I øvrige tilfælde – hvor vi ikke er underlagt udbudspligt, vil retsgrundlaget for behandlingen som udgangspunkt være databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk 1, litra f), idet behandlingen er nødvendig for varetagelse af vores eller tredjemands legitime interesser, som er mere tungtvejende end hensynet til dine grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder. De legitime interesser der er tale om, er primært vores interesse i at kunne administrere forholdet til vores leverandører og samarbejdspartnere på en effektiv måde.

Såfremt du i din rolle som leverandør eller samarbejdspartner for os agerer som privatperson eller som indehaver af en personligt ejet virksomhed, vil retsgrundlaget dog være databeskyttelsesforordningens artikel 6. stk. 1, litra b), idet behandlingen er nødvendig for indgåelse eller opfyldelse af en kontrakt med dig.

Vi behandler kun oplysninger om strafbare forhold i forbindelse med gennemførelse af udbud.

  1. Modtagere af personoplysninger
  1. Vi kan videregive oplysningerne til eksterne rådgivere, der bistår vores virksomhed, f.eks. advokater, revisorer og konsulenter. Derudover videregiver vi oplysningerne til offentlige myndigheder i det omfang, vi er retligt forpligtet til at gøre det.
  2. Endelig overlader vi oplysningerne til vores it-leverandører, der som databehandlere opbevarer og behandler oplysningerne for os efter vores instruks.
  1. Opbevaring
  1. Oplysningerne opbevares så længe samarbejdsrelationen består og i fem år fra udgangen af det år, samarbejdsrelationen er ophørt og ethvert mellemværende afregnet.
  2. Materiale, der modtages i forbindelse med udbud, opbevares i hele den relevante kontrakts løbetid, dog mindst fem år.

  1. Hjemmeside og sociale medier

  1. Når du besøger vores hjemmeside og vores side på Facebook, behandler vi oplysninger om dig for at forstå brugen af de pågældende sider, sådan at vi kan sikre, at de er velfungerende, sikre og relevante.
  1. Kategorier af personoplysninger
  • Elektroniske identifikationsdata (IP-adresse, cookies, etc.)
  • Besøgshistorik og historik om din færden på vores websider
  • Oplysninger om din interaktion med vores sider på sociale medier
  1. Retsgrundlag for behandlingen

Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f), idet behandlingen er nødvendig for varetagelse af vores eller tredjemands legitime interesser, som er mere tungtvejende end hensynet til dine grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder. De legitime interesser der er tale om, er vores interesse i at forstå brugernes færden på vores hjemmeside for derigennem at blive bedre i stand til at stille en relevant, stabil og sikker hjemmeside til rådighed.

For så vidt angår vores side på Facebook er vi fælles dataansvarlige med Meta for de data, der indsamles om personer, der besøger vores sider på Facebook og Instagram. Du kan læse mere om det fælles dataansvar på https://www.facebook.com/legal/terms/page_controller_addendum

  1. Modtagere af personoplysninger
  1. Oplysningerne deles med vores it-leverandører (databehandlere), som opbevarer oplysningerne for os og behandler dem efter vores instruks.
  2. I forbindelse med behandlingen, kan personoplysningerne blive overført til USA – et land uden for EU/EØS (tredjelande). Overførslen sker som udgangspunkt på grundlag af EU/US Data Privacy Framework, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 45. I situationer, hvor modtageren ikke er certificeret i henhold til EU/US Data Privacy Framework, vil vi i stedet indgå en aftale med modtageren baseret på EU-Kommissionens standardkontraktsbestemmelser, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 46. Du kan få en kopi af disse bestemmelser ved at kontakte os – vores kontaktinformation fremgår af afsnit 2.
  1. Opbevaring
  1. For så vidt angår hjemmesiden afhænger opbevaringsperioden af den enkelte cookie. Du kan se mere om formålet med og opbevaringstiden for de enkelte cookies i vores cookiepolitik.

  1. Kandidater til stillinger i Cobra Varme

  1. Hvis du søger – eller på anden måde er kandidat til – et job hos Cobra Varme, behandler vi personoplysninger om dig med henblik på at kunne udvælge den kandidat, vi ud fra en samlet betragtning vurderer, vil være den bedst egnede til det pågældende job.
  1. Kategorier af personoplysninger
  • Navn
  • E-mailadresse
  • Telefonnummer
  • Adresse
  • Oplysninger om uddannelsesmæssig baggrund, herunder eksamensbeviser
  • Oplysninger om særlige kompetencer, herunder eventuelle certificeringer
  • Oplysninger om nuværende og tidligere beskæftigelse
  • Oplysninger fra den åbne del af din profil på sociale medier eller som på anden måde er offentligt tilgængelige
  • Oplysninger om eventuelle diagnoser og de særlige behov, vi i den forbindelse skal tage højde for, hvis du ansættes hos os
  • Øvrige oplysninger du måtte vælge at give os i din ansøgning eller CV, eller i løbet af rekrutteringsforløbet i øvrigt
  • Eventuelle oplysninger om strafbare forhold (straffeattest – indhentes kun for kandidater, hvor dette er relevant i forhold til den konkrete stilling)
  • Resultater af færdighedstests og personlighedstest
  • Referencer i det omfang du giver os samtykke til at indhente disse
  1. Straffeattest indhentes fra politiet. Derudover indhentes oplysninger fra de referencer, du har givet os lov til at kontakte. Øvrige oplysninger indhentes som udgangspunkt fra dig selv, fra offentligt tilgængelige kilder, såsom den åbne del af din profil på sociale medier, eller fra rådgivere (headhuntere), der bistår os med rekrutteringsforløbet.
  1. Retsgrundlag for behandlingen

Retsgrundlaget for behandling af oplysninger om strafbare forhold (straffeattest) er databeskyttelsesforordningens artikel 8, stk. 3, idet behandlingen er nødvendig for at vi kan forfølge vores legitime interesse i at sikre, at kandidater til stillinger hos Cobra Varme ikke er dømt for forhold, der må anses for uforenelige med det job, de ved en eventuel ansættelse skal bestride.

Retsgrundlaget for behandlingen af øvrige oplysninger er dels databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b), idet behandlingen er nødvendig af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelse af en kontrakt, og dels databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f), idet behandlingen er nødvendig for at vi kan forfølge vores legitime interesse i at vurdere kandidater til stillinger hos Cobra Varme med henblik på at vælge den kandidat, der efter en samlet vurdering er den bedst egnede til den konkrete stilling.

Dog er retsgrundlaget for behandling af oplysninger indhentet fra referencer dit samtykke, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a).

Endelig er retsgrundlaget for behandling af helbredsoplysninger databeskyttelseslovens § 12, idet behandlingen er nødvendig for, at vi kan træffe de foranstaltninger, vi er forpligtede til at træffe for at give dig mulighed for at arbejde hos os, jf. forskelsbehandlingslovens § 2a.

  1. Modtagere af personoplysninger
  1. Oplysningerne kan videregives til eksterne rådgivere, f.eks. rekrutteringskonsulenter, advokater og andre, som bistår os i forbindelse med ansættelse.
  2. Oplysningerne overlades endvidere til vores it-leverandører (databehandlere), som opbevarer oplysningerne for os og behandler dem efter vores instruks.
  1. Opbevaring
  1. Oplysninger om ansøgere/kandidater, der efterfølgende ansættes hos Cobra Varme overføres til vores arkiv for personaleoplysninger og opbevares i overensstemmelse med fristerne for opbevaring af oplysninger om nuværende og tidligere ansatte, som du vil modtage information om i forbindelse med ansættelsen.
  2. For øvrige kandidater opbevares oplysningerne i op til 6 måneder, medmindre vi har indhentet dit samtykke til at opbevare dem i længere tid – i så fald opbevares de i overensstemmelse med samtykket.

  1. Behandling af øvrige henvendelser

  1. Hvis vi er i kontakt med dig af andre årsager end angivet i afsnittene 3.1 – 3.4 ovenfor, behandler vi personoplysninger om dig med henblik på at kunne besvare eventuelle henvendelser fra dig, samt for at kunne administrere vores relation til dig.
  1. Kategorier af personoplysninger
  • Navn
  • E-mailadresse
  • Telefonnummer
  • Adresse
  • Oplysninger om årsagen til at vi er i kontakt med dig, herunder relevant korrespondance og andre oplysninger, der måtte være relevante i sammenhængen.
  1. Retsgrundlag for behandlingen

Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f), idet behandlingen er nødvendig for at vi kan forfølge vores legitime interesse i at behandle henvendelser til virksomheden og kommunikere med eksterne personer, når dette er relevant

  1. Modtagere af personoplysninger
  1. Oplysningerne overlades til vores it-leverandører (databehandlere), som opbevarer oplysningerne for os og behandler dem efter vores instruks.
  1. Opbevaring
  1. Hvis vores relation til dig indebærer økonomiske transaktioner, opbevarer vi oplysningerne i fem år fra udgangen af året for den seneste transaktion.
  2. Hvis relationen ikke indebærer økonomiske transaktioner, opbevarer vi oplysningerne i tre år fra udgangen af det år, vi senest har været i kontakt med dig.

  1. Dine rettigheder

Når vi behandler personoplysninger om dig, har du følgende rettigheder:

  • Ret til at trække samtykke tilbage. Hvis vi behandler oplysningerne på grundlag af et samtykke fra dig, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Det gør du ved at kontakte os ved brug af de kontaktoplysninger, der fremgår af afsnit 2 ovenfor. Tilbagetrækning af samtykket gælder kun for behandling af personoplysninger efter det tidspunkt, du har trukket samtykket tilbage og påvirker således ikke lovligheden af tidligere behandlinger.
  • Ret til indsigt. Du har ret til at oplyst, hvilke oplysninger vi behandler om dig, samt vilkårene for denne behandling. I den forbindelse har du ret til at modtage en kopi af de oplysninger, vi behandler om dig.
  • Ret til berigtigelse. Du har ret til at få berigtiget oplysninger, vi behandler om dig, hvis disse ikke er korrekte, ligesom du har ret til at få suppleret de oplysninger, vi behandler om dig, hvis de ikke er fyldestgørende.
  • Ret til sletning. I visse tilfælde har du ret til at få slettet personoplysninger, vi behandler om dig (retten til at blive glemt)
  • Ret til begrænsning af behandlingen. I visse tilfælde har du ret til at få begrænset behandlingen af de personoplysninger, vi behandler om dig.
  • Ret til data portabilitet. Hvis vi behandler oplysninger om dig på grundlag af dit samtykke eller med henblik på opfyldelse af en kontrakt, har du ret til at modtage de personoplysninger, vi behandler om dig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format
  • Ret til at gøre indsigelse mod behandlingen. Hvis vi behandler personoplysninger om dig på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e) eller f), har du ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af grunde, der vedrører din særlige situation

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte os – vores kontaktoplysninger fremgår af afsnit 2 ovenfor. Vær opmærksom på, at der gælder visse betingelser og begrænsninger for dine rettigheder. Vi er derfor ikke nødvendigvis forpligtede til at imødekomme dine anmodninger.

  1. Du har dog altid ret til at klage til en tilsynsmyndighed – i Danmark er det Datatilsynet. Du kan læse mere om, hvilke muligheder du har for at klage til Datatilsynet på https://www.datatilsynet.dk/borger/klage/saadan-klager-du. Vi opfordrer dog til, at du kontakter os, inden du klager til Datatilsynet, så vi kan forsøge at løse problemet direkte i dialog med dig.

  1. Opdatering af privatlivspolitikken

  1. Cobra Varme kan løbende ændre denne persondatapolitik, hvis det er nødvendigt for at give en retvisende beskrivelse af vores behandling af personoplysninger.
  2. I tilfældet af at der sker væsentlige ændringer i vores behandling af personoplysninger om dig, som vi allerede er i besiddelse af, vil du blive underrettet direkte om opdateringen (fx via e-mail).
  3. Denne privatlivspolitik er senest blevet opdateret i juni 2025.